Fichero RAI: el registro de impagos de empresas

RAI son las siglas del Registro de Aceptaciones Impagadas. A diferencia de ASNEF o BADEXCUG, no está pensado para las deudas de las personas, sino para los efectos de comercio que las empresas firman y luego no pagan. Esta guía explica qué recoge, a quién afecta, quién puede consultarlo y por qué tiene poco que ver con quien busca un préstamo personal. Es una página informativa, sin ofertas.

Hemos tomado los datos de la web del propio registro, ficherorai.com, que gestiona Experian, y de una resolución de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC) que describe el funcionamiento de los ficheros de morosidad en España.

¿Qué es el fichero RAI?

La web del registro lo define como un fichero de incumplimiento de obligaciones dinerarias de titularidad privada, cuyo objetivo es contribuir al saneamiento del sistema financiero y a la mejora del tráfico mercantil. En su aviso legal, Experian Bureau de Crédito explica que actúa por cuenta del Centro de Cooperación Interbancaria, la entidad que tiene encomendada la gestión del RAI. La resolución de la CNMC de marzo de 2014 lo describía en los mismos términos: titularidad del Centro de Cooperación Interbancaria y gestión de Experian.

Lo que lo distingue es el tipo de deuda. No recoge facturas de luz ni cuotas de préstamos personales, sino impagos documentados en efectos en los que el deudor ha firmado reconociendo la deuda. Es una herramienta del mundo empresarial: sirve a un proveedor para saber si una sociedad a la que va a vender a plazos ha dejado de atender pagarés o letras.

¿Quién puede estar en el RAI?

Según la información del propio registro, el RAI contiene datos exclusivamente de personas jurídicas, es decir, sociedades limitadas, anónimas, cooperativas y otras entidades con personalidad propia, y solo por impagos de 300 euros o más. Responde a esta pregunta antes de seguir leyendo:

• Si eres un particular, no figuras en el RAI. Tus posibles deudas impagadas estarían en ficheros como ASNEF o BADEXCUG.
• Si eres autónomo, sigues siendo una persona física. Lo que te afecta son los ficheros de personas, y en ellos tus datos personales están protegidos por la LOPDGDD y el RGPD.
• Si administras o eres socio de una sociedad, quien figura es la sociedad, identificada por su CIF. Si además firmaste como avalista, esa obligación personal es otra relación distinta, con sus propias reglas; revísala con un asesor.

Esta distinción explica por qué tantas búsquedas de lista de morosos RAI no llevan a ningún sitio para un particular: no hay nada que buscar a su nombre.

¿Qué documentos se anotan?

La web del registro enumera los efectos que pueden dar lugar a una anotación, siempre que conste la firma del deudor reconociendo la deuda y que tengan fuerza ejecutiva:

• Letras de cambio aceptadas: el deudor firma la letra comprometiéndose a pagarla en una fecha.
• Pagarés cambiarios: la promesa de pago que la empresa emite a favor de su proveedor.
• Cheques de cuenta corriente que resultan impagados.
• Pagarés de cuenta corriente.

Añade un caso particular: los recibos que sustituyen a las letras de cambio y llevan la aceptación firmada del deudor, para los que no exige fuerza ejecutiva. La CNMC, en 2014, subrayaba además que se trata de documentos de uso masivo en el sistema bancario. Fuera quedan, por tanto, las facturas sin efecto firmado, los recibos domiciliados corrientes o las deudas con la Administración.

¿Cuánto tiempo permanece una anotación?

La web del RAI indica que el plazo de permanencia de la información es, actualmente, de sesenta meses, es decir, cinco años. La palabra actualmente es importante: es una regla del propio registro y podría cambiar, así que conviene comprobarla en su web si te afecta.

No confundas este plazo con el de los ficheros de personas físicas. Allí el límite de cinco años lo fija el artículo 20 de la LOPDGDD y se cuenta desde el vencimiento de cada deuda, con la obligación de borrar los datos en cuanto se paga. El RAI no se rige por esa norma, porque trata datos de sociedades, y su web no explica qué ocurre con una anotación cuando la empresa paga el efecto.

¿Quién puede consultar el fichero RAI?

Según la web del registro, pueden consultar el RAI dos tipos de usuarios:

1. Acreedores: personas físicas o jurídicas que puedan acreditar que han concedido un crédito a una persona jurídica o que esta se lo ha solicitado.
2. Empresas de informes de solvencia, que incorporan la información a los informes comerciales que venden.

La consulta se hace necesariamente por el CIF del deudor y puede hacerse por la web o mediante intercambios de ficheros de datos. Eso confirma, otra vez, que el RAI no está organizado por DNI: no existe una forma de consultar fichero RAI con el número de documento de una persona.

La resolución de la CNMC de 2014 mencionaba que varias empresas de información comercial ofrecían en sus webs acceso al RAI dentro de sus informes. Si gestionas una empresa y quieres conocer qué ven tus proveedores, esa es una vía habitual, aunque de pago y ajena al registro.

¿Y si eres la empresa anotada?

Aquí está la diferencia práctica más importante con ASNEF. Los derechos gratuitos de acceso, rectificación o supresión nacen del Reglamento General de Protección de Datos, cuya protección se limita a las personas físicas: el considerando 14 deja fuera expresamente a las empresas constituidas como personas jurídicas, incluido su nombre y sus datos de contacto. Una sociedad no puede, por tanto, apoyarse en el RGPD para pedir que se borre su anotación ni reclamar ante la AEPD como haría un particular.

Eso no significa que una empresa no pueda hacer nada. La web del RAI publica un servicio de atención ([email protected]) y el primer interlocutor es siempre el acreedor que presentó el efecto. Si la anotación procede de un pagaré que ya se pagó, de un importe inferior a 300 € o de un documento sin la firma de aceptación de la sociedad, reúne las pruebas y plantéalo por escrito a los dos. Si no hay respuesta o el perjuicio es relevante, consulta con un abogado mercantil: la vía ya no es la de protección de datos, sino la contractual.

Un ejemplo: el pagaré de un taller

Un taller organizado como sociedad limitada compra recambios y entrega a su proveedor un pagaré de 2.400 € con vencimiento a 60 días. Este ejemplo es ilustrativo. El día del vencimiento la cuenta del taller no tiene saldo y el banco devuelve el pagaré impagado.

• El importe supera los 300 € y el pagaré lleva la firma del taller, así que el impago reúne las condiciones para figurar en el RAI.
• Durante los sesenta meses siguientes, otro proveedor que consulte por el CIF del taller antes de venderle a plazos puede ver esa anotación.
• El dueño del taller, como persona, no aparece en el RAI. Si hubiera firmado un aval personal y el proveedor se lo reclamara a él, esa deuda personal podría acabar en un fichero de personas, con las reglas y derechos de la LOPDGDD.

Si el taller paga después, lo prudente es pedir al proveedor un certificado de pago y preguntar por escrito al registro qué tratamiento dará a la anotación, ya que su web no lo detalla.

¿Cómo evitar que tu empresa entre en el RAI?

La mayoría de anotaciones nacen de un desajuste de tesorería, no de una decisión de no pagar. Un pagaré firmado hace dos meses vence un día en que el cliente principal de la empresa aún no ha pagado, y el banco lo devuelve. Algunas pautas reducen ese riesgo:

• Lleva un calendario de vencimientos de todos los efectos firmados y compáralo cada semana con los cobros previstos.
• Habla con el proveedor antes del vencimiento, no después. Proponer una prórroga o un pago parcial con unos días de margen suele ser más fácil que negociar tras la devolución.
• No firmes efectos a plazos que no puedes cubrir con un margen razonable. Un pagaré con vencimiento ajustado al día de cobro de una factura deja la empresa sin colchón.
• Guarda los justificantes de cada pago y cada acuerdo de prórroga, por si luego hubiera que discutir una anotación.

Un ejemplo de conversación a tiempo: si a diez días del vencimiento de un pagaré de 1.800 € sabes que solo podrás cubrir 1.000 €, ofrecer al proveedor esos 1.000 € en la fecha y un segundo pago de 800 € a treinta días, por escrito, te da más opciones que dejar que el banco devuelva el efecto. El proveedor no está obligado a aceptar, pero muchos prefieren cobrar algo a tiempo antes que iniciar una reclamación.

Si la falta de liquidez no es puntual sino estructural, una línea de crédito o un préstamo nuevo solo desplaza el problema. Antes de endeudar más a la sociedad, conviene revisar las cuentas con el asesor.

Si eres el proveedor al que no pagan

El RAI se diseñó pensando en el acreedor. Si vendes a otras empresas con pago aplazado, la web del registro indica que puedes consultarlo acreditando que una sociedad te ha pedido o tiene concedido un crédito, y siempre por su CIF. Una anotación reciente de pagarés devueltos es una señal para pedir un pago por adelantado o garantías antes de servir un pedido grande.

Si eres tú quien ha recibido un efecto impagado, la anotación no sustituye a la reclamación. Para cobrar tienes que dirigirte al deudor y, si no paga, valorar la vía judicial con un abogado. El registro solo informa a otros acreedores de lo que ha pasado.

¿Existen los préstamos con ASNEF y RAI?

La expresión préstamos con ASNEF y RAI, y su variante préstamos con RAI y ASNEF, aparece en muchos anuncios dirigidos a particulares. Leída con lo que ya sabes, la parte del RAI no aporta nada: un particular no puede estar en ese registro, porque solo recoge sociedades. Es una forma de sonar más inclusivo sin añadir ninguna condición real.

La parte de ASNEF sí merece atención. Algunas entidades estudian solicitudes de personas que figuran en ficheros de personas, pero ninguna puede garantizar la aprobación, porque el artículo 14 de la Ley 16/2011 le obliga a evaluar tu solvencia y le permite consultar los ficheros. Cuando aprueban, suelen ofrecer importes bajos con un coste alto. Lo explicamos en la guía de préstamos con ASNEF, que es la que corresponde a tu caso si buscabas esa frase.

Si lo que necesitas es financiación para la empresa, el RAI sí puede pesar. Un banco o un proveedor que vea efectos impagados de la sociedad pedirá más garantías o rechazará la operación. En ese caso el orden lógico es el mismo que para un particular: resolver el impago con el acreedor y documentarlo antes de pedir más crédito.

El RAI frente a los ficheros de personas

Si eres particular y te preocupa un fichero, los que te afectan son esos dos. Tienes las guías de ASNEF y de BADEXCUG, y el mapa completo en ficheros de morosos. Para saber si apareces, la AEPD explica que hay que pedir el acceso a la entidad que trata cada fichero, no a la Agencia.

Antes de firmar nada

Tanto si buscabas el RAI por un préstamo personal como por la deuda de tu empresa, la regla de fondo es la misma: un crédito nuevo no borra un impago antiguo. Pide solo lo que puedas devolver y compara el importe total que pagarás. Cuando las deudas te superan, la OMIC de tu ayuntamiento y las asociaciones de consumidores orientan sin coste a los particulares; para la empresa, tu gestor o la cámara de comercio de tu zona son el primer punto de consulta. Si eres autónomo con deudas que no puedes atender, la Ley de Segunda Oportunidad también contempla a las personas físicas empresarias, y conviene estudiarla con un profesional.